Nu de bezetting van de Customer Service Desk een uitdaging is, geldt dat we onze collega’s het liefst zo efficiënt mogelijk en met een optimale focus inzetten. Het hebben van focus brengt immers resultaat.

Basis op orde
Volledige focus op TMF Nederland geeft haar tijd en ruimte om, samen met onze CSO’s Kristel van der Stam en Michiel van der Sijs, de Customer Service Desk te herstructureren en toekomstbestendig te maken. 

We zijn dankbaar dat Ria, met haar grote hart voor TMF Nederland, deze taak op zich heeft genomen. Er wordt bekeken welke mogelijkheden er zijn om het huidige team verder uit te breiden met minimaal één nieuwe Customer Services Officer. 

Ria, fijn dat we altijd op jou kunnen rekenen!

Het ziet er zonnig uit! En dat geldt niet alleen voor het weer van de afgelopen dagen. Los daarvan gaat het de goede kant op met de effecten van de pandemie in Nederland. Het aantal besmettingen/ ziekenhuisopnames neemt af en er zijn steeds meer mensen gevaccineerd.

Dit heeft ervoor gezorgd dat de Rijksoverheid versneld van steeds meer beperkende maatregelen afscheid neemt, met resultaat dat wij als organisatie sneller kunnen opschalen. In de bijlage vind je de bijgewerkte roadmap en hieronder het algemene overzicht:

Vakantie
Bezoek bij voorkeur alléén een groen of geel gebied en houd je goed aan de lokaal geldende regels.

Vertrek je naar een oranje gebied, of verandert het gebied tijdens jouw verblijf van kleur (bijvoorbeeld van geel naar oranje) dan blijf én werk je bij terugkomst sowieso 10 dagen thuis. Op dag 5 kan je een coronatest doen, bij een negatieve test eindigt de thuisquarantaine.

Om de gezondheid van jouw collega’s en onze klanten te waarborgen, is het niet verantwoord om eerder naar onze kantoren te komen of naar klanten te gaan. Laat jouw functie thuiswerken gedurende deze periode toe, dan neem je contact op met je leidinggevende en/of HR Advisor

Ontwikkel je gedurende deze 10 dagen geen klachten, dan ben je daarna ook weer welkom op kantoor. Krijg je wel klachten, dan meld je jezelf meteen bij de GGD, doe je een coronatest en volg je de instructies. In geval van een Covid-19 besmetting meld je dit bij je leidinggevende en/of HR Advisor.

Je bezoekt géén rood gebied.

Vaccinatie
Er druppelden de afgelopen dagen wat vragen in de HR mailbox binnen over hoe wij als organisatie omgaan met het wel of niet gevaccineerd zijn van onze collega’s. Hierover kan ik kort zijn; of jij je wel of niet laat vaccineren is een privé aangelegenheid. Econocom Nederland (dit geldt voor àlle activiteiten) heeft niet de intentie – tenzij we vanuit de Rijksoverheid verplicht worden – om dit te registreren, hier richtlijnen over op te stellen of beleid op te maken.

Heb je vragen of opmerkingen over deze update, stuur dan een e-mail naar hr.nl@econocom.com. 

Op dit moment staan er vacatures open en is de werving van twee nieuwe collega’s op de HR afdeling in volle gang. Ron ondersteunt de HR-afdeling op interim basis op administratief gebied. De komende periode is het nog even ‘behelpen’, maar met wat begrip voor de situatie en geduld komt het zeker goed.

Om ervoor te zorgen dat de belangrijkste HR-processen zo soepel mogelijk blijven verlopen, heb ik op een aantal zaken wijzigingen doorgevoerd, die per direct ingaan.

Ziek- en betermelden
hr.nl@econocom.com.

HR zorgt er vervolgens voor dat de melding bij de arbodienst terecht komt. Als er zaken zijn die HR en/of de arbodienst moet weten, neem dan als leidinggevende even contact op via het hierboven vermelde HR e-mailadres.

Onkostendeclaraties
hr.nl@econocom.com in. De bijbehorende bonnetjes scan je in en voeg je als bijlage toe. De originele bonnetjes van jouw declaraties houd je zelf!

HR brievenbus
Neem bij twijfel of in bijzondere situaties even contact op met Ron of Jeannine. Zij bekijken dan wat de mogelijkheden zijn.

Alvast bedankt voor jouw begrip en medewerking. Zodra de bezetting op de HR afdeling weer in orde is, ontvang je een volgende update.

Heb jij vragen naar aanleiding van deze memo, stuur dan een e-mail naar hr.nl@econocom.com. 

Nog een paar weekjes en dan start voor onze voetbalminnende collega’s het hoogtepunt van 2021; de Europese Kampioenschappen! Bondscoach Frank de Boer heeft inmiddels zijn 26 sterspelers geselecteerd en die staan letterlijk en figuurlijk te trappelen om hun eerste wedstrijden te spelen.

De Feestcommissie heeft iets leuks voor jou!
Doe mee met de DFC EKcellence poule en voorspel de uitslagen van de wedstrijden en de topscoorders. Je downloadt heel gemakkelijk de Scorito-app op je mobiele telefoon en een kind kan de was doen.

Het spel bestaat uit 5 fases (groepsfase + 4 finalerondes), waarin je jouw voorspellingen opgeeft. Doordat er meerdere invulmomenten zijn, is het altijd nog mogelijk een mindere score te herstellen. Groei jij in het toernooi?

Per fase in het toernooi kies je 4 topscoorders, waarmee je punten verdient per doelpunt. In de EK-poule van Scorito, sta je er niet alleen voor. Per land wordt je uitgebreide achtergrondinformatie geboden. En ook krijg je per wedstrijd handige statistieken en historische data.

Volg de wedstrijden live
In de Scorito-app kun je alle wedstrijden live volgen. Ieder doelpunt, assist, kaart etc. wordt direct bijgewerkt. Zo volg jij je voorspelling op de voet en wordt iedere wedstrijd extra spannend! Niet alleen de wedstrijden zijn live te volgen, ook je concurrenten uit je eigen league krijg je live in beeld. Per wedstrijd zie je wie er op dat moment op koers ligt voor de maximale score!

Doe jij mee met de DFC EKcellence poule? Hartstikke top!

Meld je uiterlijk 5 juni a.s. bij ons aan via dfc@bis.nl. Je ontvangt daarna (vanuit Scorito) de benodigde informatie en inloggegevens.

Tijdens de IMM (International Managers Meeting), die georganiseerd wordt door de Groep, werden de resultaten van het eerste kwartaal en de belangrijkste success stories in een video gedeeld.

Deze video bekijk je hier.

Inmiddels weet je al dat Cherelle van Veen Econocom TMF gaat verlaten. Woensdag 29 mei a.s. is haar laatste werkdag. Na een paar vrije dagen start ze dan per 1 juni a.s. in haar nieuwe job. Natuurlijk respecteren we haar keuze, maar het is jammer dat deze steun en toeverlaat ons gaat verlaten. 

Gedreven, vrolijk en klantvriendelijk
De afgelopen vijf jaar heeft Cherelle zich ontwikkeld tot de dragende kracht van de Customer Service Desk. Ze heeft in die periode veel klanten professioneel te woord gestaan en hen op allerlei vlak operationeel ondersteund. Ook onze account managers en/of agenten konden altijd op haar rekenen. Ze heeft zich altijd voor iedereen voor de volle 100% ingezet en is voor iedereen een loyale en vrolijke collega geweest. 

Haar vertrek en de daardoor ontstane onderbezetting van de afdeling wordt voor nu intern opvangen. Samen met HR doen we onze uiterste best om op korte termijn twee uitzendkrachten te vinden die ons kunnen versterken met ‘operationele handjes. Van daaruit wordt de afdeling opnieuw opgebouwd.

Afhankelijk van waar Cherelle zelf prijs op stelt en wat er tegen die tijd mogelijk is, kom ik met een voorstel voor een uitzwaaimoment.

Bedankt Cherelle; voor je inzet, al je goede werk en de collegiale gezelligheid. Veel succes bij de invulling van jouw nieuwe job!

Er is hard gewerkt aan de verlof- en verzuimregistratie in Loket (je weet wel, de omgeving waar je ook jouw salarisstroken makkelijk terugvindt), waardoor wij definitief afscheid nemen van Exact Synergy. Loket is veel gebruiksvriendelijker en ook nog overzichtelijker ingericht, waardoor jij veel makkelijker jouw verlof-/verzuim gegevens kan inzien.

Ook is het voor HR mogelijk om rapportage op basis van deze gegevens uit te draaien en besparen we kosten. Een win win win situatie dus!

Drie acties voor jou!
Neem vóór 19 mei a.s. onderstaande drie acties in jouw Werknemerloket. Het is echt belangrijk dat je dit binnen een week doen, want na deze datum wordt jouw account afgesloten. 

1.  Controleer jouw contactpersoon in noodgevallen,

2. Controleer jouw burgerlijke staat,

3. Controleer jouw vakantieopname voor 2021.

Heb jij achter deze drie acties in gedachten een vinkje staan? Mooi! Dan kan jij vanaf dat moment volledig gebruik maken van het Werknemersloket. Klopt er iets niet of wil je iets wijzigen, geef dat dan – ook vóór 19 mei a.s. – nog even aan ons door op hr.nl@econocom.com. 

In de bijlage vind je een handleiding voor het gebruik van de verlofmodule. Deze handleiding is alleen zó uitgebreid, dat je de uitleg eenvoudiger via de video’s op de instructiewebpagina’s volgt. 

Verlof aanvragen
Vrije dagen en vakanties vraag je dus voortaan aan via het Werknemerloket. De instructies voor het aanvragen van verschillende soorten verlof, het intrekken van verlof, het lezen van jouw verlofkalender (handleiding artikel 12) en informatie over de behandeling van jouw verlofaanvraag vind je hier.

Tip: sla de deze link op onder favorieten in jouw internetbrowser. Zo heb je deze instructie altijd bij de hand. Het is ook mogelijk om de aanvragen via de app te verwerken. Ga naar de appstore en download Werknemersloket (groen logo).

Verlof goedkeuren door leidinggevenden
In Loket zijn afdelingen ingericht, waarin jij de verlofaanvragen van jouw collega’s goedkeurt en een overzicht van alle verlof- en verzuimregistratie vindt. Je hebt inmiddels een e-mail ontvangen voor de activatie van MSS (Manager Self Service). Na het activeren van dit account heb jij toegang tot de gegevens van de collega’s in jouw team.

Hun aanvragen keur je goed via het Werkgeverloket (artikel 11.7). Het is ook mogelijk om de aanvragen via de app te verwerken. Ga naar de appstore en download Werkgeverloket (oranje logo met drie poppetjes).

Ziekmelden
De procedure voor het ziekmelden blijft ongewijzigd (zie artikel 8.1 uit de Econogids).

Heb jij vragen naar aanleiding van deze memo, stuur een e-mail naar hr.nl@econocom.com

Op 4 mei jl. heeft het onafhankelijke auditbureau SGS, de tweede opvolgingsaudit uitgevoerd na de verlenging van ons huidige certificaat uit 2019. Het ISO 9001-certificaat wordt uitgereikt aan organisaties die hun procedures en processen op orde hebben en waar klanttevredenheid centraal staat. Het wordt voor drie jaar afgegeven en ieder jaar beoordeelt een externe auditor of ons kwaliteitssysteem nog effectief functioneert.

De audit is voor de 2e maal op rij, vanwege de coronamaatregelen, volledig online afgenomen via Microsoft Teams.

Dat we deze audit met een paar kleine tekortkoming zijn doorgekomen is een bevestiging dat binnen Econocom TMF kwaliteit de drijfveer is. Ons team voldoet aan de eisen van de stakeholders, de bijbehorende wet- en regelgeving en onze eigen eisen. En dat is zeker een compliment waard!

In de Onelink bibliotheek rechts op deze pagina vind je de belangrijkste auditbevindingen.

Trots
Het briQ kernteam, bestaande uit Annelies George, Liesbeth Alblas en Jeroen Borst, en onze ambassadeurs Tess Rödel en Cherelle van Veen zijn natuurlijk ontzettend trots op dit resultaat. Het hele jaar wordt er met passie en gedrevenheid continu naar mogelijkheden gezocht om onze processen nog verder te verbeteren en deze te laten aansluiten op de (toekomstige) wensen van onze relaties. De ISO richtlijnen zijn hierbij een belangrijk hulpmiddel.

Nieuwe Ambassadeurs gezocht!
Met het aanstaande vertrek van Tess en Cherelle, die in de afgelopen periode een belangrijke en waardevolle bijdrage  hebben geleverd, is er ruimte voor nieuwe Ambassadeurs.

Erken jij, net als zij dat deden, de toegevoegde waarde van onze wereldwijd geaccepteerde ISO 9001:2015 certificering en wil jij deel uitmaken van het succes op dit gebied? Meld je dan via een e-mail naar Annelies, Liesbeth of Jeroen aan als Ambassadeur!  

Deze hercertificering is het bewijs dat we met z’n allen nog steeds goed bezig zijn. Onze belangrijkste drijfveer blijft:  ervoor zorgen dat onze klanten tevreden zijn en blijven!

 Heb je vragen of wil je meer weten? Het briQ-team staat voor je klaar!  

De voorzichtige versoepelingen van de overheid hebben ook effect op ons kantoorgedrag. Er lijkt weer meer ‘te kunnen’ en dan neemt ook de behoefte om op kantoor te werken toe. Uiteraard is dat, in de bekende fases mogelijk, mits jij je aan de voor die fase geldende maatregelen houdt.

Hiervoor is een routekaart voor onze kantoorsituatie gemaakt. Per fase is er weer wat meer mogelijk. Wanneer welke fase precies ingaat, is afhankelijk van wanneer de overheid een volgende stap in de versoepelingen zet.

Hieronder zie je in één oogopslag alle versoepelingen naast elkaar:

Eén ding is duidelijk, we bereiden ons dankzij vaccinaties en waakzaamheid ‘slow but steady’ voor op een periode nà de lockdown. En ook al zijn we er nog niet, het vooruitzicht naar betere tijden is er zeker.

Heb je vragen of opmerkingen over deze update, stuur dan een e-mail naar hr.nl@econocom.com.