Onze HR-afdeling wordt sinds kort versterkt door Pepijn ’t Hoen, die zich met name bezighoudt met onze CSR doelstellingen. Denk in dat kader dan vooral aan HR-gerelateerde onderwerpen zoals ‘Diversiteit & Inclusie’, ‘Ethiek’ en ‘Gender Equality’. Hij stelt zich hieronder aan jou voor.

“Hallo, mijn naam is Pepijn en ik ben deze maand begonnen als CSR-medewerker op de HR-afdeling van Econocom Nederland. Ik ben 25 jaar oud en heb in mei 2024 mijn master Strategisch Management afgerond aan de Tilburg Universiteit.  Ik werk drie dagen per week (maandag, woensdag, vrijdag) voor in totaal 9 uur (3 uur per dag). Ik ben meestal te vinden op de locatie in Barendrecht of ik werk vanuit huis. Door een ongeluk meer dan twee jaar geleden, waarbij ik een hersenschudding opliep, ben ik nog steeds beperkt belastbaar.

In mijn vrije tijd ben ik graag sportief bezig en vaak te vinden op de tennis- of padelbaan. Ik speel ook op competitief niveau, doe mee aan toernooien in de zomer en aan competities in het voor- en najaar.  

Ik kijk ernaar uit om een positieve bijdrage te leveren aan het CSR-beleid van Econocom Nederland en tegelijkertijd mijn belastbaarheid en aantal werkuren duurzaam te kunnen uitbreiden”.

Een warm welkom!

Met veel trots delen we de resultaten van de gehouden ISO9001, ISO14001 en VCA** certificatie-audits. We hebben als organisatie voldaan aan de gestelde normen en onze certificeringen behouden! Een geweldige teamprestatie waaraan veel collega’s met toewijding hun steentje hebben bijgedragen.

De auditors hebben onze processen grondig geëvalueerd en zijn uitermate positief. Ze zijn onder de indruk van de positieve bedrijfscultuur, de inzet en het enthousiasme van de betrokken collega’s en de kwaliteit van onze tooling. Hoogtepunt uit de feedback is: “Jullie hebben het mooiste AV- en IT-bedrijf van Nederland”. Verder prijzen de auditors onze voortdurende inspanningen voor verbetering, en dan met name de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Ook merkten zij op dat de verbeterpunten uit vorige audits effectief zijn opgepakt.

Er is slechts één afwijking geconstateerd in het gehele auditproces. Dit heeft te maken met een verlopen certificaat en blijkt eenvoudig te herstellen. Ook zijn er een paar belangrijke verbeterpunten geïdentificeerd:

Interne audits versterken
We moeten ons huidige auditproces verbeteren en beter integreren in de organisatie. Dit betekent dat we een duidelijke en gestructureerde aanpak nodig hebben om ervoor te zorgen dat we consistent en nauwkeurig werken. Zo kunnen we mogelijke risico’s en verbeterpunten vroegtijdig opsporen en aanpakken.

Klachten beter analyseren
We moeten onze klachtenanalyse verder verbeteren en deze prioriteit geven in ons dagelijkse werk. Zo zorgen we ervoor dat klachten sneller bekend zijn binnen de organisatie en kunnen we deze omzetten naar gerichte acties om onze processen te verbeteren.

Efficiënter werken
Hoewel er vooruitgang is geboekt in vergelijking tot vorig jaar, kunnen we onze werkmethoden nóg verder verbeteren. Dat zal niet alleen leiden tot een snellere doorlooptijd, maar ook tot een betere kwaliteit van onze dienstverlening.

Betere onderlinge communicatie
Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat we binnen alle afdelingen duidelijk en effectief met elkaar communiceren. Daarom gaan we vaker voorafgaand aan grotere projecten een startoverleg (kick-off) organiseren, zodat iedereen op een gestructureerde manier dezelfde informatie ontvangt.

Laten we deze opbouwende kritiek als kans zien om onze prestaties naar een nóg hoger niveau te tillen. We hebben er alle vertrouwen in dat we dit, met ieders inzet, succesvol kunnen implementeren en daarmee onze toonaangevende marktpositie verder versterken.

Graag bedanken we iedereen hartelijk voor alle getoonde inzet en betrokkenheid. Een speciaal woord van dank gaat uit naar onze kwaliteitsmanager Rinze de Dreu, die het project professioneel en met passie heeft begeleid, de collega’s die zijn betrokken bij alle voorbereidingen en hebben deelgenomen aan de auditgesprekken, het briQ kern- en ambassadeursteam en – last but not least – de dames die de uitstekende catering hebben verzorgd.

Samen blijven we streven naar verbetering en groei!

Zoals eerder is gecommuniceerd, starten we aanstaande maandag 9 september met de externe audits voor onze certificeringen op het gebied van ISO-9001, ISO-14001 en VCA. Dit auditproces (super belangrijk voor het hebben én houden van onze certificeringen), duurt naar verwachting duren t/m woensdag 11 september a.s.

In de afgelopen periode heeft Rinze de Dreu al veel collega’s gesproken om hen toelichting te geven op de audits. Collega’s die vanwege hun specifieke rol en expertise direct betrokken zijn bij de auditgesprekken, hebben inmiddels hun uitnodiging ontvangen.

Voor de collega’s die niet expliciet zijn uitgenodigd voor een auditgesprek: houd er rekening mee dat de auditors altijd de vrijheid hebben om van hun planning af te wijken en steekproefsgewijs een gesprek met elke willekeurige medewerker aan te gaan. Jij kan dus ook bevraagd worden.

Dit zijn de aandachtspunten
Met het oog op een succesvolle afronding van deze audits – we zijn immers een ambitieus ingestelde organisatie – vragen we jou nogmaals op deze aandachtspunten te letten:

Functieomschrijving
Zorg ervoor dat je jouw functieomschrijving direct beschikbaar hebt. Tip: Bewaar deze in een mapje op je bureaublad.

DDGC-gesprekscyclus
Als je een jaar of langer in dienst bent, zorg er dan voor dat je een (online) DDGC-gesprekscyclus beschikbaar hebt. Als je deze niet kan vinden, vraag er dan naar bij je leidinggevende.

Toegang tot ISO-schijf
Zorg ervoor dat je een snelkoppeling hebt naar de N:\iso-schijf,
specifiek naar N:\ISO@BIS Management Systeem.
Hier vind je onder andere de volgende documenten die van belang kunnen zijn bij de audit:

• • Mapje ‘audits’: Lees de interne auditrapporten door om een idee te krijgen van mogelijke auditvragen.
  • Mapje ‘voorlichting’: Herzie de documenten zoals:
    • Handboek ISO9001-14001 en bijbehorende doelstellingen
    • Handboek VCA
    • IT-reglement
    • Informatiebeveiliging en wachtwoordbeleid
    • Personeelsreglement

Specifiek voor de ISO14001-certificering, vind je hieronder een paar praktische voorbeelden die je kunt gebruiken als een auditor jou om verduidelijking vraagt:

• Afvalscheiding; denk dan aan aparte inzameling van papier, karton, plastic, batterijen, en het gebruik van mokken in plaats van wegwerpbekers.
• Toners en batterijen; die zameling in, in aparte bakken.
• Digital Company Beleid; we beperken het gebruik van printers tot een minimum (twee stuks + één bij het Logistiekcentrum).
• Zonnepanelen; die zijn geïnstalleerd op het dak van ons Logistiekcentrum.
• Elektrificatie wagenpark; we werken actief aan het verduurzamen van ons wagenpark.
• Duurzame inkoop; we geven de voorkeur aan milieuvriendelijke en ethisch verantwoorde leveranciers.
• CSR-team; ontwikkelt en implementeert strategieën om onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzame praktijken te stimuleren.

Heb je nog aanvullende vragen of zijn er nog zaken onduidelijk, neem dan nog even contact op met Rinze. Hij helpt jou graag.

We rekenen op jouw volledige inzet en actieve deelname tijdens deze externe audits. Iedereen veel succes gewenst!

Binnenkort starten de externe audits voor onze ISO 9001, ISO 14001 en VCA weer. Deze staan gepland op 09, 10 en 11 september a.s.  op onze locaties in Barendrecht en Ridderkerk. Deze audits hebben betrekking op Kwaliteitsmanagement (ISO 9001), Milieumanagement (ISO 14001) en Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VCA).

Waarom zijn deze audits zo belangrijk?
Als toonaangevende AV- & IT-organisatie is het van cruciaal belang dat we onze onze ISO-certificeringen en VCA-registratie behouden. De audits bieden ons de kans om aan te tonen dat wij niet alleen aan de normvereisten voldoen, maar ook dat we als organisatie altijd streven naar verbetering van onze processen en werkomgeving.

Wat kan je verwachten?
Tijdens deze audits bezoeken de auditoren van de TÜV ons en beoordelen zij in hoeverre wij voldoen aan de eisen van de gestelde normen die gekoppeld zijn aan deze certificeringen. Zij kunnen jou specifieke vragen stellen over de werkzaamheden en processen binnen jouw afdeling, en hoe dat bijdraagt aan onze kwaliteits- en veiligheidsdoelstellingen. Dit betekent ook dat jij misschien gevraagd wordt om bepaalde documenten of werkwijzen toe te lichten.

Wat betekent dat voor jou?

Voorbereiding
Zorg dat je goed bent voorbereid en dat alle relevante documentatie up-to-date en toegankelijk is. Denk dan bijvoorbeeld aan werkinstructies, procedure-beschrijvingen, registraties van incidenten, milieuaspecten, kwaliteitscontrolelijsten, etc. En (niet geheel onbelangrijk) weet waar je die documenten kan vinden. Zorg er ook voor dat je jouw eigen (ondertekende) functiebeschrijving, waarin jouw dagelijkse werkzaamheden, verantwoordelijkheden en de bevoegdheden of mandaten die je hebt staan beschreven, bij de hand hebt.

Alle essentiële en meest recente versies van de documenten – zoals bijv. de milieubeleidsverklaring, onze visie en missie, strategische doelstellingen, kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s), handboeken, richtlijnen, en werkinstructies – zijn beschikbaar op: N:\ISO\@BIS Management Systeem. 

Kennis van processen
Het is heel belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de processen en procedures binnen jouw afdeling. Dat geldt ook voor onze kwaliteits-, milieu- en veiligheidsnormen. Uiteaard hebben de briQ teamleden en -ambassadeurs bredere kennis, maar ook voor jou is het belangrijk dat je in hoofdlijnen zaken scherp op je netvlies hebt. Heb je vragen of meer informatie nodig, loop dan even langs bij je leidinggevende of stuur een mailtje naar Rinze de Dreu (onze kwaliteitsmanager).

Samenwerking
De auditoren spreken mogelijk met een aantal verschillende collega’s. Als jij de ‘gelukkige’ bent, dan verleen je uiteraard jouw volledige medewerking. Jouw  openheid is ontzettend belangrijk. Wees eerlijk en transparant en aarzel niet om hulp te vragen als je ergens niet zeker van bent. Onthoud dat je er niet alleen voor staat, de hulptroepen zijn altijd paraat. 

Tot slot
In de aanloop naar de audits geeft Rinze jou, als dat nodig is, aanvullende informatie en praktische tips. Deze helpen jou verder in de voorbereiding. Heb je nu al vragen of behoefte aan wat extra ondersteuning, stuur hem dan een berichtje rinze.de.dreu@bis.nl. De briQ-teamleden en -ambassadeurs ontvangen binnenkort apart de benodigde informatie. 

Samen streven we naar een succesvolle afronding van deze auditperiode! 

In de vorige update heeft Coos Rijneveld, CFO voor alle Nederlandse entiteiten, zowel de visie en missie vanuit de Econocom Groep, als die van ons lokale CSR team met jou gedeeld. Onze inspanningen op het gebied van duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en ethisch ondernemerschap zijn belangrijk voor de toekomst van onze organisatie. 

gekeken wordt naar de emissies die voortvloeien uit onze gebouwen, het wagenpark en ons energieverbruik.

Vandaag informeert Gesa Snik over haar belangrijke bijdrage aan de doelen van het CSR-team.. 

Met veel plezier hebben we in de vorige update ons nieuwe Corporate Social Responsibility (CSR) team aan jou voorgesteld en in het bijzonder Mirte Bouter. Een gedreven team dat onze inspanningen op het gebied van duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en ethisch ondernemerschap verder versterkt.

Dat doen zij natuurlijk met een ‘groen’ hart voor een positieve impact op de planeet en onze samenleving, maar ook omdat CSR belangrijk is voor onze organisatie. CSR is belangrijk voor verbetering van ons merkimago en reputatie, het is van belang bij het rekruteren en behouden van nieuw talent en ook vanuit het oogpunt van risicobeheer en nalevering van geldende regelgeving is CSR van grote betekenis.

Zoals aangekondigd neemt Coos Rijneveld, CFO voor alle Nederlandse entiteiten, het stokje van Mirte over. Neem hieronder een kijkje en ontdek meer over de mensen achter hun waardevolle werk in het CSR team. 

Met veel plezier stellen we ons nieuwe Corporate Social Responsibility (CSR) team aan jou voor! Dit toegewijde team, bestaat uit (in alfabetische volgorde):
Annelies Borsje, Coos Rijneveld, Gesa Snik, Hélène van Baardwijk, Linda van Pouderoijen, Mirte Bouter, Rinze de Dreu en Robert Kuijs. Samen richten zij zich op het verder versterken van onze inspanningen op het gebied van duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en ethisch ondernemerschap.

Waarom is CSR belangrijk?
CSR is om verschillende redenen belangrijk voor onze organisatie, hieronder vind je drie voorbeelden;

1. Verbetering van ons merkimago en reputatie:
Organisaties die actief deelnemen aan CSR-initiatieven verbeteren hun imago en reputatie. De markt (en ook consumenten) zijn zich steeds meer bewust van de impact van hun aankopen en geven de voorkeur om samen te werken met organisaties die bijdragen aan het welzijn van de samenleving. Door transparant en ethisch te handelen, winnen we het vertrouwen en de loyaliteit van onze klanten, wat op lange termijn leidt tot een nog sterkere marktpositie.

2. Rekruteren en behouden van nieuw talent:
Medewerkers, en dan vooral millennials en de jongere generaties, hechten veel waarde aan de sociale en milieuvriendelijke praktijken van hun werkgevers. Organisaties die investeren in CSR zijn aantrekkelijker voor potentiële nieuwe medewerkers en verhogen de betrokkenheid en tevredenheid van de huidige medewerkers. Dit resulteert in een lager personeelsverloop en hogere productiviteit.

3. Risicobeheer en naleving van regelgeving:
Door ons met elkaar te committeren aan de CSR-principes, is het mogelijk om potentiële juridische en operationele risico’s te verminderen. Het naleven van milieuwetgeving, arbeidsrechten en ethische standaarden kan voorkomen dat we te maken krijgen met boetes, rechtszaken en reputatieschade. Bovendien ondersteunen proactieve CSR-initiatieven ons in de voorbereiding op toekomstige regelgeving en veranderingen in de markt.

Meer informatie
Details over de teamleden en hun specifieke rollen, vind je in verschillende updates hier op Onelink en op onze Digital Signage. Neem hieronder een kijkje om meer te ontdekken over het waardevolle werk van het CSR team, met in de hoofdrol van deze communicatie onze kersverse HR Advisor Mirte Bouter! 

Volgens het Arbobesluit (art. 5.11) heeft Econocom als werkgever diverse verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de ogen en het gezichtsvermogen van onze collega’s. Denk dan vooral aan beeldschermwerk. Als uit onderzoek blijkt dat het nodig is, moeten wij als organisatie speciale oogcorrectiemiddelen, zoals een beeldschermbril, verstrekken. Deze bril heeft een sterkte die specifiek is afgestemd op de beeldschermafstand. Wanneer kom je in aanmerking voor de regeling?

• Als je meer dan twee uur per dag achter een beeldscherm werkt en een beeldschermbril nodig hebt, wordt deze vergoed of verstrekt.
• Deze vergoeding ontvang je eens per twee jaar.
• De beeldschermbril mag uitsluitend gebruikt worden voor het doel waarvoor deze verstrekt is.

De maximale vergoeding bedraagt € 200,-

Meer informatie vind je in dit document.

Met trots laat Michel je weten hij definitief deelneemt aan het Alpe d’HuZes evenement, dat op 6 juni a.s. plaatsvindt. Aanstaande zondag, 2 juni, vertrekt hij naar Frankrijk ter voorbereiding. Een hele bijzondere uitdaging, waarvoor hij sinds 1 januari jl. al bijna 5.000 oefenkilometers heeft gefietst!

Michel heeft daarbij intensieve coaching van onze collega Rinze de Dreu gehad. Zijn expertise, inzet en ervaring hebben hem enorm geholpen om grote stappen te maken. Daarom een dikke dankjewel voor zijn steun!

Samen met twee teams is er al meer dan € 50.000 opgehaald voor het goede doel! Als jij Michel en het KWF nog wil sponsoren, dan kan dat. Elke bijdrage, hoe klein ook, is waardevol. Alle beetjes helpen om samen een groot bedrag te verzamelen dat voor de volle 100% naar het KWF gaat.

Voor meer informatie én om te doneren, bezoek je de actiepagina van Michel: Stichting Alpe d’HuZes – Michel de Geus (opgevenisgeenoptie.nl). Dank je wel voor jouw steun en bijdrage aan deze belangrijke zaak.

Michel wensen we uiteraard héél veel succes toe met zijn uitdaging. Zodra hij terug is, plaatsen we een update over zijn Franse fietsavonturen.

Tijdens de Kick-off van februari jl. is aangegeven dat BIS|Econocom ook in 2024 een aantal maatschappelijke doelen steunt. Daarbij werd destijds ook om jouw input gevraagd, zodat de doelen worden gesteund die jij belangrijk vindt. Op dit verzoek hebben een aantal collega’s gereageerd.

Met veel plezier informeren we jou, dat aan alle verzoeken invulling is gegeven!

In 2024 ondersteunt BIS|Econocom deze goede doelen:

Donatie aan Stichting Stephanos
Stéphanos is een reformatorische stichting die hulp biedt aan (wees-)kinderen in Malawi en Zambia, ook hun familie en dorpsgenoten profiteren hiervan. In Malawi ligt de focus op diaconaal werk en onderwijs, met als doel om de zelfstandigheid te bevorderen en afhankelijkheid te vermijden. In Zambia zijn de werkzaamheden hoofdzakelijk gericht op evangelisatie.

Wij hebben een eenmalige donatie van € 1.500- gedaan.

Donatie aan het Haga Ziekenhuis
Het HagaZiekenhuis Zoetermeer is een algemeen ziekenhuis in Zoetermeer. BIS|Econocom voorziet binnenkort de kinderbehandelkamer van een groot formaat scherm. Op dat scherm wordt content getoond die de kinderen afleidt bij het ondergaan van onderzoeken en behandelingen.

Zodra er beelden beschikbaar zijn van de plaatsing, delen we die met jou.

Sponsoring van De Slag om Herstel van de Parnassia Groep
De Slag om Herstel is een epische roeitocht van 200 km. van Den Helder naar Rotterdam die in 24 uur wordt afgelegd. Deze roeitocht wordt georganiseerd door de Parnassia Groep, die mensen hulp bieden bij het aanpakken van hun psychische problemen. Zij behandelen en begeleiden jaarlijks ruim 180.000 cliënten.

Deze uitdagende tocht wordt volbracht door een diverse groep roeiers, bestaande uit clienten, oud-cliënten, en medewerkers.

BIS|Econocom sponsort dit project met een bedrag van € 1.950,-

Inzamelingsactie statiegeld
De komende periode vind je op verschillende locaties in onze panden een blik/pet fles inzamelpunt. Het idee is dat er collectief statiegeld blikjes/flesjes op kantoor wordt ingeleverd. Per stuk is dat een kleine bijdrage, maar vanuit ons collectief van alle collega’s bij elkaar is dit op jaarbasis een mooie bijdrage.

Voor de opbrengst van deze actie worden nog goede doelen bepaald. Hopelijk is dit een succes en daardoor meerjarig initiatief.

Hartelijk bedankt aan de aandragers van al deze ideeën en de ontvangen input. Gedurende het jaar word je op de hoogte gehouden van de verdere realisatie van de genoemde acties.