Bijgevoegd vindt u ook een herziene versie van de procedure voor geschenken en uitnodigingen. In deze nieuwe versie staat te lezen dat het geven van geschenken of uitnodigingen aan een overheidsfunctionaris ten zeerste wordt afgeraden en is de matrix van de validatiedrempels beter leesbaar.

Wij rekenen erop dat u kennis neemt van deze documenten en erop toeziet dat de nieuwe regels correct worden toegepast, zowel door uzelf als door de personen waarvoor u verantwoordelijk bent.

De Gedragscode en andere documenten in verband met ethiek zijn te vinden op de  pagina Ethiek van SharePoint.

Met alle ethische vragen kunt u zich wenden tot ethical.committee@econocom.com

De response rate van deze enquête was 86%, dit is 20% meer dan de gemiddelde andere enquête onder collega’s.

De uitkomst was al volgt:
– 11 personen hebben geen behoefte aan een 3^e vertrouwenspersoon (61%)
– 7 personen hebben die behoefte wel (39%)
– 5 personen zien die het liefst bij een externe partij (71% van de 39%)
– 2 personen zien die het liefst binnen TMF (20% van de 39%).

Op basis van deze uitkomst is er besloten om voor Econocom Nederland formeel geen derde vertrouwenspersoon (naast Remco Etten en Stephan Timmer) te benoemen.

Wel is het altijd mogelijk om via Remco of Stephan, als daar behoefte aan is, met een externe vertouwenspersoon in gesprek te gaan.

Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?

– Staat aan kant van de melder/klager
– Handelt uitsluitend met zijn/haar toestemming.
– Heeft een geheimhoudingsplicht
– De vertrouwenspersoon bemiddelt of onderzoekt niet zelf
– De vertrouwenspersoon kan een bemiddelaar inschakelen.

Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?

Binnen Econocom zijn er afspraken gemaakt over hoe we handelen bij een meningsverschil.

Stap 1.
Je praat (eventueel met ondersteuning van je leidinggevende) met elkaar en lost het samen op.

Stap 2.
Als dat niet lukt, dan escaleren beide partijen samen een niveau hoger (management/directie) en volgt aansluitend 24 uur ‘pauze’, waarin de partijen bekijken of ze er alsnog samen uitkomen.

Stap 3.  Lukt dat nog steeds niet, dan neemt management/directie na deze 24-uur een besluit dat door beide partijen wordt opgevolgd en uitgevoerd.

In de document library onder het tabblad van HR en hier vind je het meest recente organigram van TMF, zodat je weet hoe de verschillende rapportagelijnen lopen.

Escalatie
Soms neemt een meningsverschil een wending en komen er emoties los. Die kunnen zo hoog oplopen dat het meningsverschil een conflict wordt. Het ‘met elkaar uitpraten’ is dan niet zo eenvoudig meer. Dan is een vorm van bemiddeling nodig. 

De escalatieladder (klik hier voor een grotere visual) geeft de ontwikkeling van een conflict weer. Elke stap op de ladder, zowel naar boven als beneden, heeft gevolgen voor het gedrag van mensen, hun houding en manier van denken. Let op: hoe verder het conflict zich naar rechts beweegt, hoe lastiger het wordt om er met elkaar uit te komen. In de rode fase is er meestal geen weg terug.

Bemiddeling
Onderaan de escalatieladder vind je verschillende personen die jou, afhankelijk van de fase waarin het meningsverschil of conflict zich bevindt, kunnen ondersteunen. Naast je leidinggevende, de afdeling HR of management/directie, zijn er ook vertrouwenspersonen (Remco Etten en Stefan Timmer) en een onafhankelijk klokkenluidersplatform.

Dit betekent niet dat een ander de situatie voor de partijen oplost. Het blijft bij een bemiddeling, waarbij de partijen zelf ook een belangrijk rol vervullen.

Het spreekt voor zich dat het zakelijk belang bij alle meningsverschillen en conflicten op de eerste plaats komt en dat iedereen zich professioneel en volgens de zakelijke gedragsregels van Econocom gedraagt. 

Laten we er met elkaar voor zorgen dat meningsverschillen geen conflicten worden. Praat met elkaar, lucht je hart bij een collega, neem een time-out als emoties hoog oplopen, slaap er een nachtje over en los het op. Het leven is te kort om elkaar in de weg te zitten.

Er staat echter nog een verzoek uit om dit ook in het Nederlands te kunnen doen. Deze uitnodiging en ons verzoek zijn duidelijk niet synchroon met elkaar verlopen.

De anti-corruptie e-learning is onderdeel van een binnenkort breder te introduceren initiatief dat betrekking heeft op onze zakelijke gedragsregels, ook wel ‘Code of Conduct’ genoemd, en een daarbij horend onafhankelijk klokkenluidersplatform.

Vanwege een laagdrempelige toegankelijkheid wordt ook voor die zaken aan een duidelijke Nederlandstalige versie gewerkt.

Vormt de Engelse taal voor jou geen belemmering, dan kan je de e-learning  gewoon volgen. Zodra ik weet of er ook een Nederlandstalige versie beschikbaar komt, laat ik jou dat weten. De link in de uitnodiging is verbonden aan jouw persoonlijk e-mailadres, zo wordt er bekeken wie de e-learning heeft gevolgd en wie nog niet.

Bedankt voor je begrip voor het niet heel soepele verloop en succes met de e-learning!