Als onderdeel van ons ISO27001-proces zijn we verplicht een hoog niveau van informatiebeveiliging en gegevensbescherming te handhaven. Een van de manieren om dit te bereiken is ervoor te zorgen dat we alleen de Teams sites houden die we nodig hebben én gebruiken, en degene die verouderd of overbodig zijn te verwijderen.

Teams sites zijn gedeelde online ruimtes waar we met onze collega’s kunnen samenwerken, documenten opslaan en projecten beheren. Het zijn nuttige tools, maar verbruiken ook veel middelen en opslagruimte. Als we te veel ongebruikte en/of niet bijgewerkte Teams sites hebben, lopen we het risico resources te verspillen, rommel te creëren en gevoelige informatie bloot te stellen aan ongeautoriseerde toegang of verlies.

Check jouw Teams sites

Daarom vragen we je vriendelijk om jouw Teams sites te controleren en ze zo snel mogelijk op te ruimen. Dit zijn daarbij enkele stappen op te volgen:

– Log in op jouw Teams site portal(https://teams.microsoft.com/)  en bekijk de lijst met Teams sites die je hebt, of waar je lid van bent. 

– Identificeer de Teams sites die niet langer nodig zijn of worden gebruikt, of die verouderde of irrelevante inhoud hebben.

– Verwijder de Teams sites die je bezit en die niet nodig zijn of worden gebruikt. Als je niet zeker weet of je een Teams site kunt verwijderen, neem dan contact op met de andere leden of de eigenaar en vraag om hun mening.

– Verlaat de Teams sites waarvan je lid bent en die niet langer nodig zijn of worden gebruikt. Als je niet zeker weet of je een Teams site kunt verlaten, neem dan contact op met de eigenaar en vraag om toestemming.

– Zorg ervoor dat de Teams sites die je houdt een duidelijke naam, beschrijving en doel hebben, en dat ze voldoen aan de informatiebeveiligings- en gegevensbeschermingsrichtlijnen.

– Archiveer of verplaats de documenten die niet langer relevant of nodig zijn naar een beveiligde locatie, zoals jouw persoonlijke schijf of een gedeelde map.

Als je hulp nodig hebt of vragen hebt, neem dan contact op met onze helpdesk.

Zoals velen van jullie al weten, staan voor 11 t/m 15 september a.s. de ISO-9001, ISO-14001 en VCA-audits (TÜV Nederland) gepland. Hieronder vind je alle informatie, lees het met aandacht!

Waarom belangrijk?

De certificeringen die BIS|Econocom rijk is, helpen ons om niet alleen onszelf, maar ook de klantervaring continue te verbeteren. Ze zijn daarom ook steeds vaker onmisbaar bij het afsluiten van nieuwe contracten. Dat maakt de ISO- en VCA certificeringen zo ontzettend belangrijk.

Wat verwachten we van jou?

ISO-9001: Zorg dat je jouw eigen (ondertekende) functieomschrijving weet te vinden, dat je de afdelingsdoelstellingen kent en dat je die getekende opdracht van de klant kunt tonen (sales) of een tekening van engineering waarop je de monteur kan vinden en wat er bij de installatie precies gedaan moet worden.

Weten wat er van je verwacht wordt is één ding. De volgende vraag is: “Hoe weet je dat je gedaan hebt, wat er van je werd verwacht?” Denk bijvoorbeeld aan een beoordelingsgesprek met je leidinggevende, een klanttevredenheidsonderzoek, of het aantal keer dat een installatie binnen de beoogde termijn is opgeleverd. Als uit meetresultaten blijkt dat er niet (of niet helemaal) aan de verwachtingen is voldaan, is het de vraag: “Hoe komt dit?” En meteen daarna: “Wat gaan we eraan doen om ervoor te zorgen dat we hier een volgende keer wél aan voldoen?”. Ook wanneer wel aan de verwachtingen wordt voldaan, is het goed om te analyseren wat er beter kan, want ruimte voor verbetering is er altijd.

ISO 14001: Hier worden soortgelijke vragen gesteld als bij de ISO-9001, maar dan op het gebied van milieu en CSR (= Corporate Social Responsability, in goed Nederlands ook Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen genoemd).

Wat doe jij, jouw afdeling en BIS|Econocom als organisatie om vriendelijk voor het milieu te zijn en onze CO2-footprint actief te reduceren? Kan je bijvoorbeeld brandstof besparen door wat minder hard je gaspedaal in te trappen? Kom je weleens op de fiets naar het werk in plaats van met de auto? Probeer je zo min mogelijk te printen? En, als je toch iets uitprint, gooi je dit dan later in de hiervoor bedoelde papiercontainers? Zijn er daarvoor ook doelstellingen gemaakt voor jouw afdeling?

VCA: Deze afkorting staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers.  Deze certificering is niet alleen cruciaal bewijs van onze toewijding aan- én naleving van veiligheid, gezondheid en milieu, maar bewijst ook dat het welzijn van onze medewerkers een integraal onderdeel is van ons bedrijfsbeheer.

VCA-certificering versterkt onze organisatie o.a. in veiligheid op de werkplek (denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen en werkplekinspecties, vooral belangrijk voor installateurs en projectmanagers), kostenbeheersing (minder ongevallen betekent minder kosten voor medische behandelingen en verzekeringen) en vergroot de geloofwaardigheid richting onze klanten en opdrachtgevers (betrouwbaarheid m.b.t. omgang met veiligheids- en milieukwesties). Heb jij veelvuldig danwel structureel te maken met VCA? Check dan nog eens of alles oké is. Zijn je persoonlijke beschermingsmiddelen nog goed? Wanneer zijn jouw (elektrische) gereedschappen gekeurd? 

    Aandachtspunten #check 

• Alle belangrijke documentatie – waaronder de beleidsverklaring, onze visie en missie, de strategische doelstellingen, KPI’s, handboeken, richtlijnen etc. – vind je op: N:\ISO\@BIS Management Systeem
• De handboeken/richtlijnen vind je hier: N:\ISO\@BIS Management Systeem\Voorlichting
  • Hier vind je o.a. het bedrijfsnoodplan, het ISO-handboek, onze huisstijl, het informatiebeveiligingsbeleid, ons intern privacy statement, het IT-reglement, het mediabeleid, het personeelsreglement, ons beleid omtrent remote werken, het gebruik van social media en onze zakelijke gedragsregels.

• Ook zijn ook de nodige ‘beleidsdocumenten’ interessant:
  • 1010 Doelstellingen 2021-2023
  • 1011 KPI’s
  • 1020 Beleidsverklaring MVO, Kwaliteit, Milieu en Veiligheid
  • 2000 t/m 6050 meerdere hoofdprocessen uit/van onze waardenstroom
  • F4010 Milieudossier

• Heb je een (juiste) functiebeschrijving en kan je die ook tonen?
• Heb je in het afgelopen jaar een functionerings-/beoordelingsgesprek gehad?
• Klopt het organigram m.b.t. jouw afdeling?
• Weet je de relevante documentatie te vinden en te openen?
  N:\ISO\@BIS Management Systeem\Voorlichting en
  N:\ISO\@BIS Management Systeem\Documenten

• Ben je op de hoogte van de milieuparagraaf en de algemene milieudoelstellingen?
  N:\ISO\@BIS Management Systeem\F4010 Milieudossier.docx

• Ben je op de hoogte van je functie-specifieke milieudoelstellingen? (zie functiebeschrijving)
• Ken je de voor jouw werk belangrijke procedures?
• Gebruik je de laatste actuele versies van de documenten?
• Zijn de afdelingsdoelstellingen bij jou bekend?
• Is je kantoor/werkplek netjes opgeruimd, overzichtelijk ingedeeld?

Ook als er geen audit plaatsvindt, is het goed om bovenstaande zaken scherp op je netvlies te hebben én te houden. Het gaat er niet om dat het van ISO moet, maar omdat we het belang van onze klanten centraal stellen, kwaliteit willen leveren en verantwoord met milieu en onze medemens willen omgaan.

Keep in mind

Word je de komende periode geauditeerd, houd dan in gedachten dat het geen persoonlijke beoordeling is, maar een toetsing van onze processen. Voor vragen en/of opmerkingen kan je terecht bij jouw leidinggevende.

Veel succes en plezier de komende tijd, ook specifiek in aanloop naar de audits toe!

Op 4 mei jl. heeft het onafhankelijke auditbureau SGS, de tweede opvolgingsaudit uitgevoerd na de verlenging van ons huidige certificaat uit 2019. Het ISO 9001-certificaat wordt uitgereikt aan organisaties die hun procedures en processen op orde hebben en waar klanttevredenheid centraal staat. Het wordt voor drie jaar afgegeven en ieder jaar beoordeelt een externe auditor of ons kwaliteitssysteem nog effectief functioneert.

De audit is voor de 2e maal op rij, vanwege de coronamaatregelen, volledig online afgenomen via Microsoft Teams.

Dat we deze audit met een paar kleine tekortkoming zijn doorgekomen is een bevestiging dat binnen Econocom TMF kwaliteit de drijfveer is. Ons team voldoet aan de eisen van de stakeholders, de bijbehorende wet- en regelgeving en onze eigen eisen. En dat is zeker een compliment waard!

In de Onelink bibliotheek rechts op deze pagina vind je de belangrijkste auditbevindingen.

Trots
Het briQ kernteam, bestaande uit Annelies George, Liesbeth Alblas en Jeroen Borst, en onze ambassadeurs Tess Rödel en Cherelle van Veen zijn natuurlijk ontzettend trots op dit resultaat. Het hele jaar wordt er met passie en gedrevenheid continu naar mogelijkheden gezocht om onze processen nog verder te verbeteren en deze te laten aansluiten op de (toekomstige) wensen van onze relaties. De ISO richtlijnen zijn hierbij een belangrijk hulpmiddel.

Nieuwe Ambassadeurs gezocht!
Met het aanstaande vertrek van Tess en Cherelle, die in de afgelopen periode een belangrijke en waardevolle bijdrage  hebben geleverd, is er ruimte voor nieuwe Ambassadeurs.

Erken jij, net als zij dat deden, de toegevoegde waarde van onze wereldwijd geaccepteerde ISO 9001:2015 certificering en wil jij deel uitmaken van het succes op dit gebied? Meld je dan via een e-mail naar Annelies, Liesbeth of Jeroen aan als Ambassadeur!  

Deze hercertificering is het bewijs dat we met z’n allen nog steeds goed bezig zijn. Onze belangrijkste drijfveer blijft:  ervoor zorgen dat onze klanten tevreden zijn en blijven!

 Heb je vragen of wil je meer weten? Het briQ-team staat voor je klaar!  

Zoals je waarschijnlijk weet beschikt Econocom Nederland over het ISO 9001:2015 certificaat.

ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagement waar een organisatie voor in  aanmerking komt zodra de bedrijfsprocessen voldoen aan de kwaliteitseisen die de ISO norm stelt. Niet alleen helpen deze eisen ons efficienter werken, ook is het een belangrijke indicator voor (potentiele) klanten! 

Hercertificeringsaudit 
Een toegekend ISO certificaat heeft een geldigheidsduur van drie jaar. Dit jaar zijn wij aan de beurt voor de complete hercertificering. Dat houdt in dat de processen grondiger onder de loep worden genomen dan bij de tussentijdse jaarlijkse opvolgingsaudits. 

Hoe gaat dit in zijn werk?
Op dinsdag 9 maart a.s. worden al onze procesbeschrijvingen, registratiedocumenten en hulpdocumenten door onafhankelijk auditbureau SGS opgevraagd en bekeken. Dit is voornamelijk een bureauonderzoek, waarbij de auditor bekijkt of de beschrijving van de processen voldoet aan de normeisen.

Vervolgens wordt de audit uitgebreid met interviews met directieleden, management en medewerkers. Hierbij wordt getoetst of onze procesbeschrijvingen ook daadwerkelijk ‘beklijven’. Afsluitend onderzoekt SGS of we ook daadwerkelijk iets hebben gedaan met de verbeterpunten die tijdens de opvolgingsaudit in 2020 geconstateerd zijn. 

En dan?
SGS stelt na afloop van de audit een rapport op met de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek en de conclusie of ons nieuwe certificaat wel of niet toegekend wordt. Leidend hierbij is of wij zeggen wat we doen, doen wat we zeggen èn of het bewijs hierop aansluit. 

Daarom is het briQ-team nu al hard aan de slag om procesinformatie vanuit alle disciplines up-to-date en compleet te maken. We gaan ervan uit dat, wanneer dat nodig is, wij ook op jouw hulp kunnen rekenen.

Heb je vragen of wil je meer weten? Wij staan voor je klaar! 

Alvast bedankt voor jouw medewerking.