ISO en VCS audits bij BIS|Econocom

Zoals velen van jullie al weten, staan voor 11 t/m 15 september a.s. de ISO-9001, ISO-14001 en VCA-audits (TÜV Nederland) gepland. Hieronder vind je alle informatie, lees het met aandacht!

Waarom belangrijk?

De certificeringen die BIS|Econocom rijk is, helpen ons om niet alleen onszelf, maar ook de klantervaring continue te verbeteren. Ze zijn daarom ook steeds vaker onmisbaar bij het afsluiten van nieuwe contracten. Dat maakt de ISO- en VCA certificeringen zo ontzettend belangrijk.

Wat verwachten we van jou?

ISO-9001: Zorg dat je jouw eigen (ondertekende) functieomschrijving weet te vinden, dat je de afdelingsdoelstellingen kent en dat je die getekende opdracht van de klant kunt tonen (sales) of een tekening van engineering waarop je de monteur kan vinden en wat er bij de installatie precies gedaan moet worden.

Weten wat er van je verwacht wordt is één ding. De volgende vraag is: “Hoe weet je dat je gedaan hebt, wat er van je werd verwacht?” Denk bijvoorbeeld aan een beoordelingsgesprek met je leidinggevende, een klanttevredenheidsonderzoek, of het aantal keer dat een installatie binnen de beoogde termijn is opgeleverd. Als uit meetresultaten blijkt dat er niet (of niet helemaal) aan de verwachtingen is voldaan, is het de vraag: “Hoe komt dit?” En meteen daarna: “Wat gaan we eraan doen om ervoor te zorgen dat we hier een volgende keer wél aan voldoen?”. Ook wanneer wel aan de verwachtingen wordt voldaan, is het goed om te analyseren wat er beter kan, want ruimte voor verbetering is er altijd.

ISO 14001: Hier worden soortgelijke vragen gesteld als bij de ISO-9001, maar dan op het gebied van milieu en CSR (= Corporate Social Responsability, in goed Nederlands ook Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen genoemd).

Wat doe jij, jouw afdeling en BIS|Econocom als organisatie om vriendelijk voor het milieu te zijn en onze CO2-footprint actief te reduceren? Kan je bijvoorbeeld brandstof besparen door wat minder hard je gaspedaal in te trappen? Kom je weleens op de fiets naar het werk in plaats van met de auto? Probeer je zo min mogelijk te printen? En, als je toch iets uitprint, gooi je dit dan later in de hiervoor bedoelde papiercontainers? Zijn er daarvoor ook doelstellingen gemaakt voor jouw afdeling?

VCA: Deze afkorting staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers.  Deze certificering is niet alleen cruciaal bewijs van onze toewijding aan- én naleving van veiligheid, gezondheid en milieu, maar bewijst ook dat het welzijn van onze medewerkers een integraal onderdeel is van ons bedrijfsbeheer.

VCA-certificering versterkt onze organisatie o.a. in veiligheid op de werkplek (denk aan persoonlijke beschermingsmiddelen en werkplekinspecties, vooral belangrijk voor installateurs en projectmanagers), kostenbeheersing (minder ongevallen betekent minder kosten voor medische behandelingen en verzekeringen) en vergroot de geloofwaardigheid richting onze klanten en opdrachtgevers (betrouwbaarheid m.b.t. omgang met veiligheids- en milieukwesties). Heb jij veelvuldig danwel structureel te maken met VCA? Check dan nog eens of alles oké is. Zijn je persoonlijke beschermingsmiddelen nog goed? Wanneer zijn jouw (elektrische) gereedschappen gekeurd? 

    Aandachtspunten #check 

• Alle belangrijke documentatie – waaronder de beleidsverklaring, onze visie en missie, de strategische doelstellingen, KPI’s, handboeken, richtlijnen etc. – vind je op: N:\ISO\@BIS Management Systeem
• De handboeken/richtlijnen vind je hier: N:\ISO\@BIS Management Systeem\Voorlichting
  • Hier vind je o.a. het bedrijfsnoodplan, het ISO-handboek, onze huisstijl, het informatiebeveiligingsbeleid, ons intern privacy statement, het IT-reglement, het mediabeleid, het personeelsreglement, ons beleid omtrent remote werken, het gebruik van social media en onze zakelijke gedragsregels.

• Ook zijn ook de nodige ‘beleidsdocumenten’ interessant:
  • 1010 Doelstellingen 2021-2023
  • 1011 KPI’s
  • 1020 Beleidsverklaring MVO, Kwaliteit, Milieu en Veiligheid
  • 2000 t/m 6050 meerdere hoofdprocessen uit/van onze waardenstroom
  • F4010 Milieudossier

• Heb je een (juiste) functiebeschrijving en kan je die ook tonen?
• Heb je in het afgelopen jaar een functionerings-/beoordelingsgesprek gehad?
• Klopt het organigram m.b.t. jouw afdeling?
• Weet je de relevante documentatie te vinden en te openen?
  N:\ISO\@BIS Management Systeem\Voorlichting en
  N:\ISO\@BIS Management Systeem\Documenten

• Ben je op de hoogte van de milieuparagraaf en de algemene milieudoelstellingen?
  N:\ISO\@BIS Management Systeem\F4010 Milieudossier.docx

• Ben je op de hoogte van je functie-specifieke milieudoelstellingen? (zie functiebeschrijving)
• Ken je de voor jouw werk belangrijke procedures?
• Gebruik je de laatste actuele versies van de documenten?
• Zijn de afdelingsdoelstellingen bij jou bekend?
• Is je kantoor/werkplek netjes opgeruimd, overzichtelijk ingedeeld?

Ook als er geen audit plaatsvindt, is het goed om bovenstaande zaken scherp op je netvlies te hebben én te houden. Het gaat er niet om dat het van ISO moet, maar omdat we het belang van onze klanten centraal stellen, kwaliteit willen leveren en verantwoord met milieu en onze medemens willen omgaan.

Keep in mind

Word je de komende periode geauditeerd, houd dan in gedachten dat het geen persoonlijke beoordeling is, maar een toetsing van onze processen. Voor vragen en/of opmerkingen kan je terecht bij jouw leidinggevende.

Veel succes en plezier de komende tijd, ook specifiek in aanloop naar de audits toe!