Als onderdeel van ons ISO27001-proces zijn we verplicht een hoog niveau van informatiebeveiliging en gegevensbescherming te handhaven. Een van de manieren om dit te bereiken is ervoor te zorgen dat we alleen de Teams sites houden die we nodig hebben én gebruiken, en degene die verouderd of overbodig zijn te verwijderen.
Teams sites zijn gedeelde online ruimtes waar we met onze collega’s kunnen samenwerken, documenten opslaan en projecten beheren. Het zijn nuttige tools, maar verbruiken ook veel middelen en opslagruimte. Als we te veel ongebruikte en/of niet bijgewerkte Teams sites hebben, lopen we het risico resources te verspillen, rommel te creëren en gevoelige informatie bloot te stellen aan ongeautoriseerde toegang of verlies.
Check jouw Teams sites
Daarom vragen we je vriendelijk om jouw Teams sites te controleren en ze zo snel mogelijk op te ruimen. Dit zijn daarbij enkele stappen op te volgen:
– Log in op jouw Teams site portal(https://teams.microsoft.com/)Â en bekijk de lijst met Teams sites die je hebt, of waar je lid van bent.Â
– Identificeer de Teams sites die niet langer nodig zijn of worden gebruikt, of die verouderde of irrelevante inhoud hebben.
– Verwijder de Teams sites die je bezit en die niet nodig zijn of worden gebruikt. Als je niet zeker weet of je een Teams site kunt verwijderen, neem dan contact op met de andere leden of de eigenaar en vraag om hun mening.
– Verlaat de Teams sites waarvan je lid bent en die niet langer nodig zijn of worden gebruikt. Als je niet zeker weet of je een Teams site kunt verlaten, neem dan contact op met de eigenaar en vraag om toestemming.
– Zorg ervoor dat de Teams sites die je houdt een duidelijke naam, beschrijving en doel hebben, en dat ze voldoen aan de informatiebeveiligings- en gegevensbeschermingsrichtlijnen.
– Archiveer of verplaats de documenten die niet langer relevant of nodig zijn naar een beveiligde locatie, zoals jouw persoonlijke schijf of een gedeelde map.
Als je hulp nodig hebt of vragen hebt, neem dan contact op met onze helpdesk.