Zoals eerder is gecommuniceerd, starten we aanstaande maandag 9 september met de externe audits voor onze certificeringen op het gebied van ISO-9001, ISO-14001 en VCA. Dit auditproces (super belangrijk voor het hebben én houden van onze certificeringen), duurt naar verwachting duren t/m woensdag 11 september a.s.
In de afgelopen periode heeft Rinze de Dreu al veel collega’s gesproken om hen toelichting te geven op de audits. Collega’s die vanwege hun specifieke rol en expertise direct betrokken zijn bij de auditgesprekken, hebben inmiddels hun uitnodiging ontvangen.
Voor de collega’s die niet expliciet zijn uitgenodigd voor een auditgesprek: houd er rekening mee dat de auditors altijd de vrijheid hebben om van hun planning af te wijken en steekproefsgewijs een gesprek met elke willekeurige medewerker aan te gaan. Jij kan dus ook bevraagd worden.
Dit zijn de aandachtspunten
Met het oog op een succesvolle afronding van deze audits – we zijn immers een ambitieus ingestelde organisatie – vragen we jou nogmaals op deze aandachtspunten te letten:
Functieomschrijving
Zorg ervoor dat je jouw functieomschrijving direct beschikbaar hebt. Tip: Bewaar deze in een mapje op je bureaublad.
DDGC-gesprekscyclus
Als je een jaar of langer in dienst bent, zorg er dan voor dat je een (online) DDGC-gesprekscyclus beschikbaar hebt. Als je deze niet kan vinden, vraag er dan naar bij je leidinggevende.
Toegang tot ISO-schijf
Zorg ervoor dat je een snelkoppeling hebt naar de N:\iso-schijf,
specifiek naar N:\ISO@BIS Management Systeem.
Hier vind je onder andere de volgende documenten die van belang kunnen zijn bij de audit:
-
- Mapje ‘audits’: Lees de interne auditrapporten door om een idee te krijgen van mogelijke auditvragen.
- Mapje ‘voorlichting’: Herzie de documenten zoals:
- Handboek ISO9001-14001 en bijbehorende doelstellingen
- Handboek VCA
- IT-reglement
- Informatiebeveiliging en wachtwoordbeleid
- Personeelsreglement
Specifiek voor de ISO14001-certificering, vind je hieronder een paar praktische voorbeelden die je kunt gebruiken als een auditor jou om verduidelijking vraagt:
- Afvalscheiding; denk dan aan aparte inzameling van papier, karton, plastic, batterijen, en het gebruik van mokken in plaats van wegwerpbekers.
- Toners en batterijen; die zameling in, in aparte bakken.
- Digital Company Beleid; we beperken het gebruik van printers tot een minimum (twee stuks + één bij het Logistiekcentrum).
- Zonnepanelen; die zijn geïnstalleerd op het dak van ons Logistiekcentrum.
- Elektrificatie wagenpark; we werken actief aan het verduurzamen van ons wagenpark.
- Duurzame inkoop; we geven de voorkeur aan milieuvriendelijke en ethisch verantwoorde leveranciers.
- CSR-team; ontwikkelt en implementeert strategieën om onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzame praktijken te stimuleren.
Heb je nog aanvullende vragen of zijn er nog zaken onduidelijk, neem dan nog even contact op met Rinze. Hij helpt jou graag.
We rekenen op jouw volledige inzet en actieve deelname tijdens deze externe audits. Iedereen veel succes gewenst!